Pochta birlashmasi o'xshash, ammo noyob va o'zgaruvchan ma'lumotlar elementlari mavjud bo'lgan bir qator hujjatlar to'plamini osonlashtiradigan vositadir. Bu ma'lumotlar ushbu ma'lumotlar elementlarini o'z ichiga olgan hujjatga biriktiriladi va unda noyob ma'lumotlar joylashtiriladigan birlashma joylari mavjud.
Pochta-birlashma sizning hujjatga nomlar va manzillar kabi standartlashtirilgan ma'lumotlar qismlarini kiritish jarayonini avtomatlashtirish orqali vaqt va harakatni tejaydi. Misol uchun, ariza maktubini Outlook-ga aloqalar guruhiga bog'lashingiz mumkin; bu maktub har bir kontaktning manziliga birlashtiriladigan maydon bo'lishi va xatni xatning bir qismi sifatida tegishli kontakt ismiga ega bo'lishi mumkin.
Pochta-birlashtirishning ishlatilishi
Pochta orqali birlashma, ko'plab odamlar uchun, nomaqbul pochta haqidagi fikrlarni keltirib chiqaradi. Reklamachilar shoshilib tezkor va tezkor ravishda katta miqdorda pochta jo'natish uchun manzil-xatlarni birlashtirib ishlatishayotganda, ko'pgina boshqa narsalar sizni ajablantirishi va ba'zi hujjatlarni yaratganingizni o'zgartirishi mumkin.
Siz elektron pochta orqali tarqatiladigan hujjatlar va fakslarni chop etish uchun har qanday turdagi hujjatlarni yaratish uchun manzilni birlashtirishdan foydalanishingiz mumkin. Unvonlarni birlashtirish orqali yaratilishi mumkin bo'lgan hujjatlarning turlari deyarli cheksizdir. Quyida ba'zi misollar keltirilgan:
- Kataloglar
- Zaxiralar
- Xarajatlar
- Yorliqlar
- Zarflar
- Va, albatta, harflar
Aqlli foydalanilganda, manzilni birlashtirish sizning mahsuldorligingizni sezilarli darajada oshirishi mumkin. Bundan tashqari, siz yaratgan hujjatlarning samaradorligini oshirishingiz mumkin. Misol uchun, oluvchilarning ismlari yoki har bir qabul qiluvchiga xos bo'lgan boshqa elementlar bilan xatlarni xususiylashtirish orqali siz istagan natija uchun sahnani o'rnatadigan jilovlangan, shaxsiy tasvirni taqdim etasiz.
Unvonlarni birlashtirishning anatomiyasi
Unvon maktub birlashma ikkita asosiy qismdan iborat: hujjat va ma'lumotlar bazasi, shuningdek ma'lumotlar bazasi deb nomlanadi.Microsoft Word Excel va Outlook kabi boshqa Office dasturlarini ma'lumot manbalari sifatida foydalanishga ruxsat berib, ishingizni osonlashtiradi. Agar to'liq ofisga ega bo'lsangiz, ma'lumotlar manbai sifatida uning amaliy dasturlaridan foydalanish oson, qulay va tavsiya etiladi. Masalan, Outlook kontaktlaringizga kiritgan kontaktlarni ishlatish, masalan, ushbu ma'lumotni boshqa ma'lumot manbasiga qayta kiritishdan saqlaydi. Mavjud Excel elektron jadvalidan foydalanib, sizning ma'lumotlaringiz bilan Word ma'lumotlar manbaiga nisbatan ancha moslashuvchan bo'lishi mumkin.
Biroq faqat Word dasturi mavjud bo'lsa, siz hali ham manzilni birlashtirish xususiyatidan foydalanishingiz mumkin. Word sizning manzilingizni birlashtirishda foydalanish uchun to'liq moslashtirilgan ma'lumotlar manbasini yaratishga qodir.
Pochta-birlashtirishni sozlash
E-mailni birlashtirish katta ma'lumotlar bazalariga tayanadigan murakkab va murakkab, ma'lumotlarga asoslangan hujjatlar bo'lishi mumkin. Word, hujjatni ma'lumotlar bazasiga ulash jarayoni orqali sizni yurgizadigan sehrgarlarni taqdim qilish orqali, umumiy foydalanish uchun manzil-manzilni birlashtirishni osonlashtiradi. Odatda, jarayonni kamida 10 dan kam bo'lmagan bosqichlarda bajarishingiz mumkin, jumladan, xatolarni topish va tuzatish. Bu sizning hujjatingizni qo'lda tayyorlashdan kamroq va juda kam vaqt va qiyinchilik bilan ham.