Aksariyat kompaniyalar Microsoft Word va Excelda nima qilishlari mumkinligini bilishadi, lekin Microsoft Accessning nima qilishini tushunish biroz qiyinlashadi. Ma`lumotlar bazasini yaratish g'oyasi va uni saqlab qolishga harakat qilish resurslardan keraksiz foydalanish kabi ko'rinadi. Biroq, kichik biznes uchun bu dastur, ayniqsa, o'sish va tashkilotni boshqarish borasida bir necha afzalliklarni ta'minlaydi.
Microsoft Access kichik kompaniyalar uchun ma'lumotlar va loyihalarni Excel yoki Word'dan ko'ra kuzatib borish uchun juda ham yaxshi yo'l beradi. Kirish odatda ko'proq ishlatiladigan Microsoft dasturlaridan ko'ra o'rganish uchun ko'proq vaqt talab qilishi mumkin, lekin loyihalarni, byudjetlarni va o'sishni kuzatish uchun eng ko'p qo'shimcha qiymatga ega. Kichkina biznesni taqqoslash va tahlil qilish uchun ishlatish uchun zarur bo'lgan barcha ma'lumotlar bitta dasturda saqlanadi va hisobotlarni va jadvallarni boshqa dasturlarga qaraganda osonroq ishlatadi. Microsoft o'quv jarayonini soddalashtirish uchun bir qancha shablonlar taklif qiladi va foydalanuvchilar shablonlarni ular ketayotganida sozlashi mumkin. Microsoft Access asoslarini tushunish kichik korxonalar o'zlarining kundalik operatsiyalarida to'liq qiymatini ko'rishlariga yordam beradi.
Elektron jadvaldan foydalansangiz, Excel elektron jadvalini Access ma'lumotlar bazasiga aylantirish oson.
Xaridor ma'lumotlarini saqlash
Ma'lumotlar bazasi korxonalar har bir mijoz yoki mijoz uchun kerakli ma'lumotlarni, shu jumladan manzillarni, buyurtma ma'lumotlarini, fakturalarni va to'lovlarni kuzatib borish imkoniyatini beradi. Ma'lumotlar bazasi barcha xodimlarga kirish imkoniyatiga ega bo'lgan tarmoqda saqlangan ekan, foydalanuvchilar ma'lumotlarning dolzarb bo'lib turishiga ishonch hosil qilishlari mumkin. Mijoz ma'lumoti har bir kichik biznes uchun juda muhim bo'lgani uchun ma'lumotlar bazasi himoyalangan bo'lishi mumkin. Ma'lumotlar bazasiga ariza qo'shish kichik korxonalarga ma'lumotlarning barcha xodimlar tomonidan doimiy ravishda kiritilishiga yordam beradi.
Foydalanuvchilar dastur bilan tanish ekan, mijozning manzillarini xaritalash kabi batafsilroq komponentlar qo'shilishi mumkin. Bu xodimlar yangi mijozlar uchun manzillarni tekshirishga yoki etkazib berishni rejalashtirishga imkon beradi. Bundan tashqari, korxonalar faturalar yaratish va elektron pochta yoki muntazam pochta jo'natish imkoniyatiga ega bo'ladilar va qachon va qanday to'lovlarni to'lashni kuzata oladilar. Access'dagi mijozlar ma'lumotlarini yangilash va saqlash elektron jadval yoki Word hujjatidan ko'ra ishonchli bo'ladi va u ma'lumotni boshqarishni tezlashtiradi.
Moliyaviy ma'lumotlarni kuzatish
Ko'pgina korxona moliyani kuzatib borish uchun maxsus dasturiy ta'minotni sotib oladi, lekin kichik biznes uchun keraksiz emas, qo'shimcha ishni yaratishga intiladi. Xarajatlarni yaratish va kuzatib borishdan tashqari barcha biznes xarajatlari va tranzaktsiyalari bir xil dastur orqali qayd etilishi mumkin. Outlook va Accessni o'z ichiga olgan to'liq Microsoft Office Suite-ga ega kompaniyalar uchun Outlook-dagi to'lov eslatmalari ma'lumotlar bazasiga ulanishi mumkin. Eslatma ochilganda foydalanuvchilar kerakli to'lovlarni amalga oshirishi, Access'dagi ma'lumotlarni kiritishlari, so'ng eslatgichni o'chirishlari mumkin.
Biznes rivoji tufayli yanada murakkab dasturiy ta'minotni xarid qilish kerak bo'lishi mumkin va ularning barcha moliyaviy ma'lumotlari Access-da saqlansa, bu korxonalar afzalliklarga ega. Ko'plab boshqa dasturlar Access'dan eksport qilinadigan ma'lumotlarni joylashtirishlari mumkin, bu vaqt kelganda ma'lumotni ko'chirishni osonlashtiradi.
Marketing va sotishni boshqarish
Access'dan foydalanishning eng kam ishlatiladigan, ammo kuchli usullaridan biri marketing va savdo ma'lumotlarini kuzatib borishdir. Ma'lumotlar bazasida saqlangan mavjud mijozlar to'g'risidagi ma'lumotlar bilan savdo yoki maxsus takliflarga qiziqish bildirishlari mumkin bo'lgan elektron pochta xabarlari, varaqalar, kuponlar va muntazam postlarni yuborish oson. Keyinchalik kichik bizneslar, marketing kampaniyasidan so'ng, ularning mavjud mijozlarining ko'pchiligi qanday javob berganini kuzatishi mumkin.
Yangi iste'molchilar uchun barcha kampaniyalarni bitta joydan yaratish va monitoring qilish mumkin. Bu esa, xodimlarning nima tugaganini va nima qilish kerakligini yoki qanday kuzatuvlar kerakligini ko'rishni osonlashtiradi.
Kuzatuv ishlab chiqarish va inventarizatsiyadan
Xaridorni kuzatish kabi, inventarizatsiya, resurslar va aktsiyalar haqidagi ma'lumotlarni kuzatib borish har qanday biznes uchun juda muhimdir. Kirish omborlarga yuborilgan ma'lumotlarga kirishni osonlashtiradi va ma'lum bir mahsulotga ko'proq buyurtma berish vaqti kelganligini bilish imkonini beradi. Bu samolyot qismlari yoki faol farmatsevtik tarkibiy qismlar kabi mahsulotni to'ldirish uchun turli xil resurslarni talab qiluvchi ishlab chiqaruvchilar uchun juda muhimdir.
Hatto xizmat ko'rsatish sohalari inventarizatsiyani saqlab turishi kerak va bu ma'lumotlarning bir joyga ega bo'lishiga ko'ra, qaysi kompyuterni qaysi xodimga topshirganligini ko'rish yoki ofis jihozlarini yangilash zarurligini aniqlash osonroq bo'ladi. Avtomobillar, mobil qurilmalar, seriya raqamlari, ro'yxatga olish ma'lumotlari, foydalanuvchi jurnallari yoki apparatning ishlash muddatini kuzatadigan bo'lsin, kichik korxonalar o'z qurilmalarini osongina kuzatishi mumkin.
Uskuna tashqari, korxonalar dasturlarni kuzatish imkoniyatiga ega bo'lishi kerak. Ro'yxatga olishdan va dasturiy ta'minotdan versiya ma'lumotlarini va foydalanuvchini ishlatish uchun ruxsat berilgan kompyuterlarning soni korxonalar uchun mavjud konfiguratsiyalar bo'yicha ma'lumotlarni tez va aniq ravishda olishlari uchun juda muhimdir. Windows XP-ning qo'llab-quvvatlashi yaqinda nima uchun dasturiy ta'minot va operatsion tizimlarning ish kompyuterlari va qurilmalari ustida ishlashini bilish muhimligini eslatib turadi.
Hisobotlar va tahlillarni bajarish
Ehtimol, Accessning eng qudratli tomoni - foydalanuvchining barcha ma'lumotlarni hisobot va grafikalar yaratish qobiliyati. Turli ma'lumotlar bazalarida saqlanayotgan barcha ma'lumotlarni kompilyatsiya qilish imkoniyatiga ega bo'lish, Microsoft Accessga kichik biznes uchun mo'ljallangan quvvatni yaratadi. Foydalanuvchilar mavjud resurslarni narxlarni qiyoslashdan qiyoslaydigan, yaqinlashib kelayotgan marketing kampaniyasi uchun qancha aksiya borligini ko'rsatadigan grafik yaratish yoki to'lovlar orqasida qaysi mijozlar turganligini aniqlash uchun tahlilni amalga oshiradigan hisobotni darhol ishlab chiqishi mumkin. So'rovlar haqida qo'shimcha ma'lumot bilan kichik korxonalar ma'lumotlarni qanday ko'rishlarini nazorat qilishlari mumkin.
Bundan ham muhimi, Microsoft Access boshqa Microsoft mahsulotlariga ulanishi mumkin. Kichik korxonalar hisobotni ko'rib chiqishi, mijoz ma'lumotlarini qidirishlari va Wordda fakturalarni yaratishlari mumkin. Bir vaqtning o'zida Outlook Outlook-da elektron pochta xabarini ishlab chiqaradigan bo'lsa, manzil-xat birlashuvi muntazam post-harflarni tuzishi mumkin. Ma'lumotlar batafsilroq ma'lumot olish uchun Excelga eksport qilinadi va u yerdan taqdimot uchun PowerPoint-ga yuboriladi. Boshqa barcha Microsoft mahsulotlari bilan integratsiya, ehtimol, barcha biznes ma'lumotlarini markazlashtirish uchun Accessdan foydalanishning eng yaxshi sababidir.