Fayllarni qidirayotganingizda kichik tashkilot uzoq yo'lni bosadi
Agar siz Microsoft Word fayllarini ularda ishlamoqchi bo'lganingizda ko'proq vaqt sarflasangiz, unda Word va kompyuteringizning ba'zi tashkiliy xususiyatlaridan foydalanishingiz kerak.
Barcha Word fayllarini kichik rasmlar bilan saqlang
Har bir Word faylini oldindan ko'rish tasviri yoki eskizni saqlab qolish , ularni ochishdan osonroq bo'ladi. Siz barcha Word hujjatlarini faqat bir necha qadamni bajarish orqali oldindan ko'rish yoki kichik rasm bilan saqlashingiz mumkin:
- Microsoft Word-ni oching .
- Menyu satridan Faylga bosing.
- Ochilgan menyuning pastki qismidagi Xususiyatlar-ni tanlang.
- Xulosa yorlig'ini bosing.
- Ushbu hujjat bilan oldindan ko'rishni saqlashni saqlash yoki Word hujjatlari uchun Thumbnaillarni saqla (Word versiyasiga qarab) yonidagi tasdiq belgisini qo'ying.
- OK ni bosing .
Word hujjati xususiyatlarini yangilang
Agar shunga o'xshash nomlar va manzillarga ega bo'lgan Word hujjatlari bilan ishlayotgan bo'lsangiz, Word hujjati xususiyatlari xususiyatidan foydalanishni xohlaysiz. Fayl > Xususiyatlar > Xulosa-ga qayting va sharhlar, kalit so'zlar, toifalar, sarlavha yoki mavzu ma'lumotlarini - fayllarni ajratib ko'rsatishga yordam beradigan barcha narsalarni qo'shing. Agar qo'ng'iroq qilish vaqti kelganda, Word sizga kerakli narsani topa oladi.
Kompyuteringizda papkalarni yaratish va ularni ishlatish
Barcha Word hujjatlari uchun bitta papkani o'rnating va uni "MyWordDocs" kabi unutmaysiz. Papkalarga siz uchun mantiqiy va ularni ishlatadigan nomlar bilan joylashtiring . Haftalik uchrashuv eslatmalarini ishlab chiqarish uchun mas'ul bo'lsangiz, masalan, ushbu eslatmalar uchun jildni oching va unda yillar yoki yillar davomida qo'shimcha papkalarni ko'rsating.
Agar sizda ko'p yillar mobaynida Word hujjatlari kompyuteringizda tarqalgan va ularni ochish uchun vaqt topa olmagan bo'lsangiz va ular sizning qo'riqchingizmi yoki yo'qmi, qaror qabul qilsangiz, bu eski hujjatlar har yil uchun papka hosil qiling va 2010 yilgi barcha hujjatlarni qoldiring. bir papkada, 2011 yilda yana bir bor va boshqalar.
Izchil faylni nomlash tizimidan foydalaning
Agar nomlash tizimini yaratish siz xohlagan fayllarni topishga vaqt topishda yordam beradigan eng muhim narsadir. Fayllaringizni nomlash uchun hech qanday to'g'ri yo'l yo'q, lekin nomlash tizimini yig'ish va uni muntazam ravishda ishlatish - bunga arziydi. Takliflar:
- Hujjatning turini qo'shing, shuning uchun "shartnoma", "ijara" yoki "xabarnoma" o'z ichiga olgan har qanday fayl nomi siz izlayotgan xat emasligini ayta olasiz.
- Mijozning nomi bilan (yoki hujjatlar xat bo'lsa, oluvchining familiyasi bilan) nomini boshlang.
- Fayl nomiga sana qo'shish.
Shoshilmang
Agar sizning kompyuteringiz allaqachon fayllar bilan ishlayotgan bo'lsa, korporativ muammolarni birdaniga hal qilishga urinmang. Ishni boshqariladigan bo'laklarga bo'linib, kuniga 15 daqiqa sarflang. Kompyuteringizdagi soxta Word fayllarini aylantirganda, ularni yaratgan papkalarning biriga qo'ying, yangi papkaga joylang yoki ularga kerak bo'lmasa ularni o'chirib tashlang. Agar siz aqlingizni tuzolmasangiz, ularni HoldUntilDate nomli papkaga qo'ying va kelgusida etarlicha uzoqni tanlang, agar siz o'sha vaqtning o'zida papkani ochmagan bo'lsangiz, uni o'chirishni qulay his qilasiz. Qaysi turdagi papkalarni qilsangiz, barchasini bitta katta Word papkasida joylashtiring, shunda qaerga qarashingizni bilib olasiz.