01dan 02gacha
Excelga ikki nusxadagi ma'lumotlarni yozib oling
Excel kabi elektron jadval dasturlari tez-tez zaxiralarni inventarizatsiya qilish, sotish yozuvlari va pochta ro'yxatlari kabi narsalar uchun ma'lumotlar bazalari sifatida ishlatiladi.
Excel-dagi ma'lumotlar bazalari odatda yozuvlar deb ataladigan ma'lumotlar qatoriga kiritilgan ma'lumotlar jadvalidan iborat.
Yozuvda satrdagi har bir xonada yoki maydonda ma'lumot - masalan, kompaniya nomi, manzili va telefon raqami bilan bog'liq.
Ma'lumotlar bazasi sifatida shakllanadigan keng tarqalgan muammo o'lchamlari ortib boradi, ya'ni ma'lumotlarning ikki nusxadagi yozuvlari yoki satrlari.
Quyidagi hollarda ushbu takrorlash mumkin:
- Barcha yozuvlar ma'lumotlar bazasiga bir necha marta kiritiladi va natijada ikki yoki undan ortiq bir xil yozuvlar bo'ladi
- Bir nechta yozuvlar bitta yoki bir nechta maydonchaga (masalan, ism va manzil) ega - bir xil ma'lumotlarni o'z ichiga oladi.
Har ikkala usul ham, ikki nusxadagi yozuvlar bir nechta muammolarni keltirib chiqarishi mumkin - masalan, ma'lumotlar birlashtirilganida ma'lumotlar bazasi ma'lumotlarini bir xil odamga bir nechta nusxasini yuborish, shuning uchun nusxadagi yozuvlarni muntazam tekshirish va olib tashlash yaxshi bo'ladi. asos.
Yuqoridagi rasmda ko'rsatilganidek, takroriy yozuvlarni takrorlash oson bo'lsa-da, ma'lumotlar jadvali minglab yozuvlarni emas, yuz minglab yozuvlarni tanlash qiyin bo'lgan hollarda osonlik bilan yuzlab bo'lishi mumkin, ayniqsa qisman mos yozuvlar.
Ushbu vazifani amalga oshirishni osonlashtiradigan qilib, Excelda joylashgan, o'zida o'xshash va qisman mos keladigan yozuvlarni topish va olib tashlash uchun ishlatilishi mumkin bo'lgan Duplicate Removing-ni hech qanday ajablantirmasdan deb nomlangan ma'lumotlar vositasi mavjud.
Shunga qaramay, Yineleme tashlash vositasi tasarlanınca, bir xil va qisman mos keladigan yozuvlar alohida-alohida ko'rib chiqilishi kerak.
Buning sababi, Takroriylarni olib tashlash dialog oynasi tanlangan ma'lumotlar jadvali uchun maydon nomlarini aks ettiradi va siz izlayotgan yozuvlar uchun qidiruvga qo'shish uchun qaysi maydonlarni tanlaysiz:
- Xuddi shunday yozuvlar uchun barcha joylarni qidirish - barcha ustunlar yoki dala nomlari yonidagi tasdiq belgilarini qoldiring;
- Qisman mos keladigan yozuvlar uchun - faqat mos keladigan joylar yonida tasdiq belgisini qo'ying.
Joy nomlari va ustunli harflar
Yuqorida aytib o'tilganidek, Duplicate tashlash vositasi kerakli maydon yoki ustun nomlarini yopib tekshirish uchun mos keluvchi maydonlarni tanlash uchun siz tanlagan dialog oynasidan iborat.
Muloqot oynasi ko'rsatiladigan ma'lumot - domen nomlari yoki ustunli harflar - ma'lumotlaringiz yuqoridagi rasmda ko'rinib turganidek, ma'lumotlar jadvali ustki qismida - sarlavha satrlari yoki sarlavhalar mavjudligiga bog'liq.
Agar shunday bo'lsa - dialog oynasining o'ng tomonidagi parametr - Mening ma'lumotlarim sarlavhasi bor- yo'qligini tekshirib ko'ring va Excel bu qatorda nomlarni dialog oynasida maydon nomlari sifatida ko'rsata oladi.
Ma'lumotlaringiz bir sarlavha satriga ega bo'lmasa, dialog oynasida tanlangan ma'lumotlar diapazoni uchun dialog oynasida tegishli ustun harflari ko'rsatiladi.
Ma'lumotlar uzluksiz oralig'i
Jildlarni olib tashlash vositasini to'g'ri ishlashi uchun ma'lumotlar jadvali ma'lumotlarni bir-biriga yaqinlashtirilgan bo'lishi kerak, ya'ni bo'sh satrlar, ustunlar bo'lmasligi va imkoni bo'lganda jadvalda bo'sh bo'lgan hujayralar bo'lmasligi kerak.
Ma'lumotlar jadvalidagi bo'sh joylarga ega bo'lmay turib, ma'lumotlarning umumiy boshqaruvini faqat ikki nusxadagi ma'lumotni izlashda emas, balki butunlay boshqarish kerak. Excelning boshqa ma'lumotlar vositalari - masalan, tartiblash va filtrlash - ma'lumotlar jadvali ma'lumotlarning bir-biriga bog'liq bo'lmagan diapazoni bo'lganda yaxshi ishlaydi.
Duplicate Data Records misolini olib tashlang
Yuqoridagi rasmda ma'lumotlar jadvali A. Tompson uchun ikkita bir xil yozuvni va R. Holt uchun ikkita qisman mos keladigan yozuvlarni - barcha sohalar shogird sonidan tashqari mos keladigan yozuvlarni o'z ichiga oladi.
Quyida keltirilgan bosqichlar, Duplicate ma'lumotlarini o'chirish vositasidan qanday foydalanishni batafsilroq tushuntirib bering:
- A Tompson uchun ikkita bir xil yozuvning ikkinchi qismini olib tashlang.
- R. Holt uchun ikkinchi qisman mos keladigan rekordni olib tashlang.
Chiqarishlarni olib tashlash dialog oynasini ochish
- Namuna ma'lumotlar bazasida ma'lumotlarni o'z ichiga olgan har qanday uyani bosing.
- Ipdagi Ma'lumotlarni yorlig'ini bosing.
- Ma'lumotlar jadvalidagi barcha ma'lumotlarni ajratib ko'rsatish va ikki nusxadagi ma'lumotlarni olib tashlash dialog oynasini ochish uchun, Yupqa belgilarni o'chirish tasvirchasi -ga teging.
- Duplicate Removing dialog oynasi bizning ma'lumotlar namunamizdagi barcha ustun nomlarini yoki maydon nomlarini ko'rsatadi
- Dala nomlarining yonidagi tasdiq belgisi, Excelga qaysi ikki ustunni ikki nusxadagi yozuvlarni qidirishda mos kelishini ko'rsatib beradi
- Odatiy bo'lib, dialog oynasi ochilganda barcha maydon nomlari belgilanadi
Birgalikda yozuvlarni topish
- Ushbu misolda biz butunlay bir xil yozuvlarni izlayotganimiz sababli barcha ustun sarlavhalarini tekshirib chiqamiz
- OK ni bosing
Shu nuqtada quyidagi natijalarni ko'rishimiz kerak:
- Muloqot oynasi yopilishi va quyidagi xabarni o'zgartirishi kerak: 1 ta nusxadagi qiymatlar topilgan va chiqarilgan; 7 ta noyob qiymat qoladi.
- A.Tompson dublikatini o'z ichiga olgan satr ma'lumotlar bazasidan o'chirildi
- R. Xolt uchun ikkita qisman mos keladigan yozuvlar mavjud bo'lsa ham, chunki barcha maydonlar mos kelmaydi - ikkita yozuv uchun talaba soni farq qiladi - Excel uni yagona ma'lumotlar jurnali deb hisoblaydi
02 ning 02
Yoppalarni olib tashlash bilan qisman mos kelgan yozuvlarni top va olib tashlash
Bir vaqtning o'zida bitta maydonni tekshirish
Excel Excel-da tanlangan ma'lumotlar maydoni uchun to'liq mos keladigan ma'lumotlar yozuvlarini olib tashlaganligi sababli, qisman taalukli barcha ma'lumotlar yozuvlarini topishning eng yaxshi usuli, quyidagi bosqichlarda bo'lgani kabi bir vaqtning o'zida faqat bitta maydon uchun tasdiq belgisini olib tashlashdir.
Ism, yosh va dasturdan tashqari barcha sohalarda mos keladigan yozuvlar uchun keyingi izlanishlar qisman mos keladigan yozuvlar uchun barcha mumkin bo'lgan kombinatsiyalarni olib tashlaydi.
Qisman moslashtirilgan yozuvlarni topish
- Zarur bo'lganda ma'lumot jadvalidagi ma'lumotlarni o'z ichiga olgan har qanday xonani bosing
- Ipdagi Ma'lumotlarni yorlig'ini bosing.
- Ma'lumotlar jadvalidagi barcha ma'lumotlarni ajratib ko'rsatish va ikki nusxadagi ma'lumotlarni olib tashlash dialog oynasini ochish uchun, Yupqa belgilarni o'chirish tasvirchasi -ga teging.
- Ma'lumotlar jadvali uchun barcha maydon nomlari yoki ustun sarlavhalari tanlanadi.
- Har bir sohada mos kelmaydigan yozuvlarni topish va olib tashlash uchun, Excelga e'tibor bermaslik kerak bo'lgan maydon nomlaridan tashqari tasdiq belgisini olib tashlang.
- Ushbu misol uchun, tasdiq belgisini olib tashlash uchun shogird identifikatori ustunining yonidagi katagiga bosing.
- Excel endi faqat Soyad , Bosh va Dastur maydonlarida taalukli ma'lumotlarga ega bo'lgan yozuvlarni qidiradi va olib tashlaydi.
- OK ni bosing
- Muloqot oynasi yopilishi va quyidagi xabarni o'zgartirishi kerak: 1 ta nusxadagi qiymatlar topilgan va chiqarilgan; 6 ta noyob qiymat qoladi.
- R. Holtning ST348-252 talabalar identifikatori bilan ikkinchi rekordini o'z ichiga olgan satr ma'lumotlar bazasidan o'chirildi.
- Xabar qutisini yopish uchun OK ni bosing
Ushbu nuqtada misol ma'lumotlar jadvali barcha dublikat ma'lumotlaridan ozod bo'lishi kerak.