Microsoftning manzilni birlashtirish xususiyati bir xil hujjatni juda ko'p sonli alıcıya kichik o'zgarishlar bilan yuborish imkonini beradi. "Birlashtirish" atamasi bitta hujjat (masalan, xat) elektron jadval kabi ma'lumotlar manbai hujjatiga birlashtirilganligi bilan bog'liq.
Wordning manzilni birlashtirish xususiyati Excel ma'lumotlaridan muammosiz ishlaydi. Word o'z ma'lumot manbasini yaratishga imkon berish bilan birga, ushbu ma'lumotlardan foydalanish imkoniyatlari cheklangan. Bundan tashqari, agar sizda ma'lumotlar elektron jadvalda bo'lsa, barcha ma'lumotlarni Word'ning ma'lumotlar manbasiga qayta kiritish juda mantiqiy emas.
Ma'lumotlaringizni elektron pochta orqali birlashtirish uchun tayyorlash
Nazariy jihatdan, har qanday Excel sahifasini har qanday maxsus tayyorlovsiz Word manzilni birlashtirish funktsiyasidan foydalanishingiz mumkin. Biroq, manzilingizni birlashtirish jarayonini optimallashtirish uchun ishchi varag'i tayyorlash uchun biroz vaqt talab etiladi.
Unda manzilni birlashtirish jarayoni yanada murakkablashishiga yordam beradigan bir necha ko'rsatmalar mavjud.
Spreadsheet ma'lumotlaringizni tashkil qiling
Ochiq ma'lumot berish xavfi tug'ilganda, ma'lumotlaringizni tartibli tarzda satrlar va ustunlar ichiga tashkillashtirish kerak. Har bir qatorni bitta yozuv va har bir ustunni hujjatingizga kiritmoqchi bo'lgan maydon sifatida tasavvur qiling. (Agar siz kerakli ma'lumotlarga ega bo'lsangiz, Excel ma'lumotlarini tekshirish qo'llanmasini o'qing.)
Header satrini yaratish
Unvonlarni birlashtirish uchun foydalanmoqchi bo'lgan varaq uchun sarlavhali satr yarating. Üstbilgi qatori , quyidagi xujayralardagi ma'lumotlarni identifikatsiya qiluvchi teglar o'z ichiga olgan satr. Excel ma'lumotlar va teglar orasidagi farqlashlar haqida ba'zan keskinroq bo'lishi mumkin, shuning uchun qalin matn, hujayra chegaralari va sarlavha satriga xos hujayra soyasini ishlatish orqali ularni tozalang. Bu Excel-dagi ma'lumotlaringizning qolgan qismidan ajratilishini ta'minlaydi.
Keyinchalik asosiy hujjat bilan ma'lumotlar birlashtirilganda, teglar birlashma maydonlarining nomlari ko'rinishida ko'rinadi, shuning uchun hujjatga qanday ma'lumotlarni kiritishingizga aralashish bo'lmaydi. Bundan tashqari, ustunlaringizni belgilashning yaxshi usuli, chunki foydalanuvchi xatosini oldini oladi.
Barcha ma'lumotlarni tekis sahifaga joylashtiring
Unvonlarni birlashtirish uchun foydalanmoqchi bo'lgan ma'lumotlar bitta varaqda bo'lishi kerak. Agar u bir nechta varaqlarga yoyilgan bo'lsa, siz barglarni birlashtirishingiz yoki bir nechta pochta manzillarini birlashtirishingiz kerak bo'ladi. Bundan tashqari, sahifalarni aniq ko'rib chiqing , chunki siz uni ko'rishdan foydalanmoqchi bo'lgan varaqni tanlashingiz kerak bo'ladi.
Ma'lumotlar manbaini manzilni birlashtirishda bog'lash
Unvonlarni birlashtirish jarayonidagi keyingi qadam tayyorlangan Excel elektron jadvalingizni Word hujjati bilan bog'lashdir.
- Unvonlarni birlashtirish asboblar panelida Ma'lumotlarni manbasini ochish tugmasini bosing.
- Ma'lumot manbai tanlash muloqot oynasidagi, Excel kitobini topmaguningizcha, papkalarni ko'rib chiqing. Agar siz Excel faylingizni topa olmasangiz, "Fayl turi" etiketli ochiladigan menyuda "Barcha ma'lumotlar manbalari" tanlanganligiga ishonch hosil qiling.
- Resurs manba faylingizga ikki marta bosing yoki uni tanlang va Ochish- ni bosing.
- Jadvalni tanlash muloqot oynasidagi, hujjat bilan birlashtirmoqchi bo'lgan ma'lumotlarni o'z ichiga olgan Excel jadvalini tanlang.
- "Ma'lumotlar birinchi qatori ustun sarlavhalari" ning yonidagi katakchani tekshiring.
- OK ni bosing .
Endi ma'lumotlar manbai asosiy hujjat bilan bog'langan bo'lsa, siz matnni kiritishni va / yoki Word hujjatni tahrirlashni boshlashingiz mumkin. Biroq, siz Excel-dagi ma'lumotlar manbangizga o'zgartirish kirita olmaysiz; agar ma'lumotlarni o'zgartirish kerak bo'lsa, Excelga ma'lumotlar manbaini ochishdan oldin Word hujjatini yopishingiz kerak.
Hujjatlaringizga birlashma joylarini kiritish oson, quyidagi bosqichlarni bajaring:
- Unvonlarni birlashtirish vositasi panelidagi Qo'shish joyini qo'shish tugmachasini bosing. Birlashma qo'shish maydonchasi dialog oynasi paydo bo'ladi.
- Ro'yxatdan kiritmoqchi bo'lgan maydon nomini ajratib ko'rsatish va Qo'shish- ni bosing.
- Ushbu quti ochiq qoladi va siz ko'proq joylarni qo'shishingiz mumkin. Agar ketma-ketlikdan bir nechta maydonni qo'shsangiz, Word hujjatingizdagi joylar orasidagi bo'shliqni avtomatik ravishda qo'shmaydi; dialog oynasini yopganingizdan keyin buni qilishingiz kerak. Hujjatda siz er-xotin o'q bilan o'rab olingan maydon nomini ko'rasiz.
- Ishingiz tugagach, Yopish tugmasini bosing.
Unvon bloklari va salomlar kiritish - ehtiyotkorlik bilan foydalaning
Microsoft yaqinda manzil bloklari va tabriklash satrlarini qo'shishga imkon beruvchi manzilni birlashtirish xususiyati qo'shdi. Asboblar panelidagi tegishli tugmani bosgan holda, Word sizni bir vaqtning o'zida bir nechta maydonlar qo'shishga imkon beradi, umumiy o'zgarishlarni tashkil qiladi.
Kirish manzil blokirovkasi tugmasi chap tomonda joylashgan; Qo'shib qo'yish tabrik liniyasi o'ng tomonda.
Bundan tashqari, siz ikkala tugmani bosganingizda, Word siz kiritgan joylar, siz ularni qanday qilib tashkil qilishni xohlaysiz, qaysi tinish belgisi va boshqalarni kiritishingiz mumkinligini ko'rsatadigan dialog oynasini ko'rsatadi. Bu etarli darajada oson eshitilsa-da, Wordda yaratilgan ma'lumotlar manbaidan foydalansangiz, u Excel sahifasidan foydalansangiz chalkash bo'lishi mumkin.
Ushbu maqolaning 1-betida ish sahifangizda sarlavha satrini qo'shish haqida tavsiyalar qachon esingizda bo'lsin? Shunday qilib, agar siz Word kabi ma'lumotlar uchun maydon nomi sifatida foydalanadigan narsalardan tashqari biror narsalarni nomlangan deb hisoblasangiz, Word maydonlarni noto'g'ri ko'rsatishi mumkin.
Buning ma'nosi, agar siz kiritilgan manzil bloklarini yoki tabriklash satr tugmalaridan foydalansangiz, ma'lumotlar siz ko'rsatganingizdan ko'ra boshqacha tartibda ko'rinishi mumkin, chunki bu teglar bir-biriga mos kelmaydi. Yaxshiyamki, Microsoft buni oldindan kutgan va Word maydonlarining xususiyatiga ega bo'lib, siz o'zingizning maydon nomlaringizni bloklardagi Word dasturiga mos kelishingizga imkon beradi.
Maydon maydonlarini to'g'ri etiketli maydon tegizish uchun ishlatish
Maydonlarni moslashtirish uchun quyidagi bosqichlarni bajaring:
- Asboblar panelidagi Match Fields tugmasini bosing.
- Maydonlarni Ma`lum qilish muloqot oynasidagi, chap tomonda Wordning maydon nomlari ro'yxatini ko'rasiz. Ro'yxatning o'ng tomonida ochiladigan qutilar ustunini ko'rasiz. Har bir ochiladigan qutidagi nom Wordning manzil blokida yoki Salom-al chiziqli blokidagi har bir tegishli maydon uchun foydalanadigan maydondir. O'zgarishlarni amalga oshirish uchun faqat ochiladigan maydondan maydon nomini tanlang.
- O'zgartirishlar kiritilgandan so'ng, OK tugmasini bosing .
Shuningdek, tegishli asboblar paneli tugmachasini chertganingizda paydo bo'ladigan Unvon bloklarini yoki Salom-trubkasini kiritish oynasining pastki qismidagi Match Fields maydonini bosish bilan Maydonlarni dialog oynasini ochishingiz mumkin.
Birgalikdagi hujjatlarni ko'rish
Birlashtirilgan hujjatlarni oldindan ko'rib chiqish va chop etishdan oldin, formatlash haqida eslatma: Birlashma maydonlarini hujjatga qo'shsangiz, Word ma'lumotlar manbaidan ma'lumotlarni formatlashni tashimaydi.
Resurs elektron jadvalidan maxsus formatlashni qo'llash
Kursiv, qalin yoki chizilgan kabi maxsus formatlashni qo'llashni istasangiz, buni Word'da qilishingiz kerak. Hujjatni maydonchalar bilan ko'rayotgan bo'lsangiz, formatlashni qo'llash zarur bo'lgan maydonning har ikki tomonida ikkita o'qni tanlashingiz kerak. Agar hujjatdagi birlashtirilgan ma'lumotlarni ko'rsangiz, o'zgartirishni xohlagan matnni belgilang.
Shuni yodda tutingki, har qanday o'zgarish faqat birlashtirilgan hujjatlarni emas, balki barcha birlashtirilgan hujjatlarni qamrab oladi.
Birgalikdagi hujjatlarni oldindan ko'rish
Birgalikdagi hujjatlarni oldindan ko'rish uchun, manzillarni birlashtirish asboblar panelidagi Ko'rilgan ma'lumotlarni ko'rish tugmasini bosing. Ushbu tugma o'tishni yoqish tugmasi kabi ishlaydi, shuning uchun siz faqat o'z ichiga olgan ma'lumotlarni ko'rish uchun qaytib borishni istasangiz, yana bosing.
Birlashtirilgan hujjat orqali manzillarni birlashtirish vositasi panelidagi navigatsiya tugmalaridan foydalaning. Ular chapdan o'ngga: birinchi rekord , oldingi rekord , yozib olish , keyingi rekord , so'nggi yozuv .
Hujjatlaringizni birlashtirmasdan oldin, ularning barchasini oldindan ko'rishingiz yoki hamma narsa to'g'ri birlashtirilganligini tekshirishingiz kerak. Birgalikda berilgan ma'lumotlar atrofida tinish va bo'sh joy kabi narsalarga alohida e'tibor bering.
Sizning manzilingizni birlashtiruvchi hujjatni yakunlang
Hujjatlaringizni birlashtirishga tayyor bo'lgach, ikkita tanlovingiz bor.
Printerni birlashtirish
Birinchisi, ularni printerga birlashtirish. Ushbu variantni tanlasangiz, hujjatlar hech qanday o'zgarishsiz printerga yuboriladi. Printerni birlashtirish uchun asboblar paneli tugmasiga bosib, printerni birlashtira olasiz.
Yangi hujjatga qo'shilish
Agar bir yoki bir nechta hujjatlarni shaxsiylashtirmoqchi bo'lsangiz (garchi siz shaxsiylashtirilgan qaydlar uchun ma'lumot manbasida eslatma maydoni qo'shish oqilona bo'ladi) yoki siz chop etishdan oldin boshqa biron-bir o'zgarishlarni amalga oshirsangiz, ularni yangi hujjatga qo'shib olishingiz mumkin; Agar siz yangi hujjatga biriktirilgan bo'lsangiz, unda birlashma asosiy hujjat va ma'lumotlar manbai saqlanib qoladi, biroq siz birlashtirilgan hujjatlarni o'z ichiga olgan ikkinchi faylga ega bo'lasiz.
Buning uchun faqat yangi hujjat birlashma asboblar paneli tugmachasini bosing.
Siz tanlagan usullardan qaysi biri sizga Word'ning barcha yozuvlarni, joriy yozuvni yoki bir qator yozuvlarni birlashtirishga imkon beradigan dialog oynasi bilan tanishtiriladi.
Kerakli variant yonidagi parametr tugmasini bosing va keyin OK ni bosing .
Agar qatorni birlashtirishni istasangiz, siz OK ni bosishingizdan oldin birlashtirmoqchi bo'lgan yozuvlar uchun boshlang'ich raqamini va oxirgi raqamni qo'yish kerak bo'ladi.
Hujjatlarni chop etishni tanlagan bo'lsangiz, dialog oynasi paydo bo'lgandan keyin siz Chop etish uchun dialog oynasi bilan tanishasiz. U bilan boshqa hujjat bilan bir xil munosabatda bo'lishingiz mumkin.